魔具來了,提高辦公效率

2019-03-15 17:30:39

無論12生肖如何變遷,對於辦公一族來說,永遠不變的是忙碌。每當手忙腳亂、頭暈腦漲時,是不是恨不能擁有魔法,只要很酷地來一個轉身,就能瞬間把一切搞定?
當然,魔法是沒有的,但魔具真實存在。它們其實很容易獲得,且免費、操作簡單,而最最重要的是,它們的確可以給你非凡的助力。在虎年,讓你如虎添翼。

解決溝通難題——谷歌檔案
你一定嘗試過自己給自己抄送郵件,只是為了能在另一台電腦上打開使用。
你也很可能曾負責做一項計畫,在做好初步檔案後召集大家集體會議討論,或者傳送給團隊中的每個人徵求意見,然後再逐一修改——當然,這個過程通常要反覆若干次才能徹底完工。老天保佑,希望這是在你還沒徹底崩潰之前。
更便捷的工具其實早就有了,只是你可能還沒嘗試過。那就是谷歌檔案。與其它網路存儲空間不同的是,谷歌文檔提供線上編輯和管理,既是存儲空間,也是工作平台。運用它的成本是要先擁有一個gmail賬號。收益如下:
無論你人在何處,只要手頭有台可以上網的電腦(這台電腦可以是任何人的),就可以調用、編輯自己的檔案,這意味著,再也不用自己給自己發郵件了。
同事之間可以同時線上創建、編輯或修改同一份檔案,並且還能同時使用“討論”功能,相當於大家都站在一面黑板前,各執一筆,一邊商量一邊修改,而且比黑板更好的是,修訂和整理都是實時完成,你看到的直接就是最終版本了。當然,檔案的查看權和修改權是可以限定的。想讓誰看誰才能看得到,改得了。
文檔可以直接生成PDF格式,這可是最通用的免費格式,誰都會用。

更有效的時間管理——DIPS 雖說管理的最基本內容應該首先是自我管理,其中之重則為有效地管理自己的時間,但實際工作中,能做到這點的人寥寥無幾。工人的工作節奏可以跟著流水線走,白領員工沒有流水線,則常常會把時間弄得一團糟。
如果對自己的自制力沒有太大把握,那不如就先給自己製造一條虛擬流水線。其實簡單的表格就可以解決問題。有了它,你的時間安排大可井井有條。
這個表格是業務分解專用表格(Task Breakdown Sheet),學名“TB表”(詳見P42),即任務分解表,來源於DIPS,是一種起源於日本的針對白領員工的系統方法。DIPS的基本法則是:針對大目標給自己分解小目標,並可視化操作,讓企業所有人的月、周、日工作計畫更好地銜接,從而創造更好的管理環境。
利用任務分解表,每個人在領受工作時就依據H(hear 聽取)、E(examine 調研)、N(negotiate 協商)、I(inform 聯絡)、R(request 委託)、O(operate 操作)六個角度對自己的業務進行合理分解,能極大地提高工作效率。尤其是對管理者來說,運用任務分解表進行合理的業務分解,然後把任務層層落實,並有針對性地對任務領受者進行指導,會提高整個團隊的工作效率。

顛覆式創新——思維導圖 據說,美國波音公司在設計波音747飛機時,如果使用普通的方法,要花費六年的時間。但是,因為使用了一個小工具,他們的工程師只用了六個月的時間就完成了波音747的設計!並節省了1000萬美元。
這個威力驚人的小工具,就是思維導圖。它的原理是充分運用左右腦的機能,利用記憶、閱讀、思維的規律,協助人們在科學與藝術、邏輯與想像之間平衡發展,從而開啟人類大腦的無限潛能。它可以讓複雜的問題變得非常簡單,簡單到可以在一張紙上畫出來,讓你一下看到問題的全部。它的另一個巨大優勢是隨著問題的發展,你可以幾乎不費吹灰之力地在原有的基礎上對問題加以延伸,從而提高工作效率。(詳見下頁圖)
趕快來看一下製作方法:
首先需要準備製作工具,包括:白紙、筆、四支以上不同顏色色彩明亮的塗色筆。然後開畫,把表達主題的關鍵字放在思維導圖的中央;表達次主題的關鍵字放在主題放射出來的線條上,依次類推;主題、次主題等關鍵字可用數字編號,以增強順序性;儘可能用圖形、色彩來配合或代替所有關鍵字,可大大加深記憶。若為求快捷方便,也可省略圖形。
國內思維導圖軟體主要有XMind,兩個版本:XMind和XMind Pro。前者是開源軟體,後者是一款租賃式的收費軟體。

最好的“秘書”——搜尋百寶箱 自從有了搜尋,整個世界都向我們打開。當然,這個世界往往過於龐雜了,以至於我們常常一時找不到自己真正想要的信息。以往,我們常用幾個關鍵字連用的方式來縮小搜尋範圍,但得到的結果仍是無序的,其實還有更多的小工具可以讓搜尋變得更便捷、更有效。
打開谷歌搜尋頁面,在熟悉的搜尋框下面,可能有個你不曾注意過的小按鈕“打開百寶箱”,別猶豫,打開它,百寶箱裡整整齊齊,已經將視頻結果、論壇結果,以及按照時間範圍分項整理的結果一一排列,還有神奇羅盤,將你的關鍵字進一步細化,最奇妙的是時光隧道,打開就能呈現你所搜尋的關鍵字的編年史。對於那些急於為完成一份報告尋找資料的人格外有幫助。

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