常見公文寫作格式與範文

2019-03-14 01:47:19

常見公文寫作格式與範文

常見公文寫作格式與範文

公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之一

函的寫作格式

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答覆問題,或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種,其適用的範圍相當廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關之間行文,而且可以在不相隸屬的機關之間行文,其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面,它除了主要用於不相隸屬機關相互洽工作、詢問和答覆問題外,也可以向有關主管部門請求批准事項,向上級機關詢問具體事項,還可以用於上級機關答覆下級機關的詢問或請求批准事項,以及上級機關催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外,函有時還可用於上級機關對某件原發檔案作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。

二、函的特點

(一)溝通性。函對於不相隸屬機關之間相互洽工作、詢問和答覆問題,起著溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。

(二)靈活性。表現在兩個方面:一是行文關係靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關係的限制。二是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編髮文字號,甚至可以不擬標題。

(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

(一)按性質分,可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來;便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章即可。

(二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

(三)另外,從內容和用途上,還可以分為洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答覆事宜函,轉辦函,催辦函,報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由於函的類別較多,從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下:

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。

2、主送機關。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批准等。

(四)結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至於復函,則要注意行文的針對性,答覆的明確性。

其次,函也有時效性的問題,特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣,及時處理函件,以保證公務等活動的正常進行。

例文 通知事宜函

國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函

國辦函 [1993] 2號

國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局:

為進一步發展我國羊毛生產,搞活羊毛流通,提高羊毛質量,根據國務院領導同志的批示,現就有關問題通知如下:

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)

二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。(略)

三、要儘快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。(略)

四、為了促進國內養羊業的發展,支持紡織工業生產和擴大出口創匯。(略)

上述有關政策,請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實,執行中的問題,由國家計委和經貿辦協調,並督促落實。

國務院辦公廳(蓋章)

一九九三年一月三日

公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之二

《通知》寫作要點

通知是下行文,要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性,是告知立即辦理、執行或周知的事項。

一、標題:制發機關+事由+通知。

二、正文:㈠通知前言:即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題,經×××批准,現將×××,具體規定通知如下。㈡通知主體:寫出通知事項,分條列項,條目分明。

三、結尾:三種寫法:㈠意盡言止,不單寫結束語。

㈡在前言和主體之間,如未用“特作如下通知”作為過渡語,結尾可用“特此通知”結尾。

㈢再次明確主題的段落描寫。

通知格式:(指示性通知)

北京積水潭醫院關於××××××的通知

各科室:

××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院

二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

國務院關於調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

國發(1996)×號

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

改革開放以來,我國證券交易市場有了很大發展,證券交易規模不斷擴大,證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規範證券交易市場,妥善處理中央與地方的合配比例,增強中央巨觀調控能力,國務院決定,自1997年1日1日起,將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%,調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發,繼續做好證券交易印花稅的徵收管理工作,進一步促進我國證券市場的健康發展。

中華人民共和國國務院

一九九六年十二月十六日

通知格式:(會議性通知)

關於×××××××××××××××會議的通知

各職能處室:

定於×月×日召開××××會。現將有關事宜通知如下:

會議議題××××××××××××××××××××××××××××。

參加人員××××××××××××××××××××××××××××。

會議時間×月×——×日(會期×××,×××××報到。)

會議地點××××××××××××××××××××××××××××。

有關事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

(二)××××××××××××××××××××××××××××。

(三)×××××××××××。

聯繫人:×××,電話:××××××××,傳真:××××××××。

北京積水潭醫院

××××年×月×日

例文(會議通知)

關於召開全區宣傳部長會議的通知

各市委宣傳部,柳鐵黨委宣傳部:

定於9日9-10日召開全區宣傳部長座談會,現將有關事項通知如下:

一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神;總結交流我區前八個月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。

二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

三、會議時間9日9-10日(會期一天半,9日8日下午報到)。

四、會議地點報到及住宿地點:南寧市七星路廣西宣傳幹部培訓中心。會場:區黨委辦公樓三樓會議室。

五、有關事項

(一)請參加會議人員準備約15分鐘的發言。請將發言材料列印50份,在報到時交會務組(列印要求:16開幅面,在左上角用四號楷體註明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。

(二)請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作,準時出席會議。在外出差、學習的,加無特殊情況,務請回邕參加會議。

(三)請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部於9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。

聯繫人:×××,電話:××××,傳真:××××××。

中共廣西壯族自治區委員會宣傳部

二○○三年九月四日

農牧公司通知格式

關於XXXX的通知(標題字型用正文宋體小二,加粗)

各養殖公司:

為確保應屆畢業生的培訓工作高質、高效完成,現將有關培訓要求通知如下:(正文字型用仿宋_GB2312)

一、培訓時間:2009年2月1日--2月26日。

二、學員報到時間: 2009年2月1日上午9:00—下午5:00 ,未按規定報到者視為主動放棄。

三、學員報到地點:希望集團·四川五月花電腦專修學院正校門(郫縣團結鎮)。

四、學員培訓地點:希望集團·四川五月花電腦專修學院。

五、學員住宿安排:參培學員的住宿統一由我集團安排在希望集團·四川五月花電腦專修學院學生宿舍,學員無需攜帶被褥等床上用品,只需帶自己的日常生活用品即可。具體房間號詳見簽到表。

特此通知

附屬檔案:

1、課程規劃

2、《培訓課程安排表》

3、培訓紀律

4、到五月花計算機學院的乘車路線

XXXXXXX公司 (蓋公章)

二○○九年XX月XX日

公文格式(函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之三

《報告》寫作要點

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級機關詢問時用的陳述性公文。

一、標題:制發機關+事由+報告;報告前可加“緊急”。

二、正文:㈠事由:直陳其事,把情況及前因、後果寫清楚。㈡事項:寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

三、結尾:可寫“特此報告”、“專此報告”,後面不用任何標點符號,或“以上報告如無不妥,請批轉各地、各部門執行”,或“以上報告,請指示”等語。注意事項:概述事實,重點突出,中心明確,實事求是,有針對性。

報告格式:(建議報告)

關於××××××的報告

院領導:

根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下:

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意見如無不妥,請批轉各部門執行。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

例文(建議報告)

關於開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告

國務院:

脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療,卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標,國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下:

一、自我國開展計畫免疫工作以來,脊髓灰質炎疫苗接種率提高,發病率顯著下降,取得了可喜的戰績。

二、在冬季,脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此,決定從現在起至一九九五年一月期間,每年的十二月五日和一月五日,對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

以上意見如無不妥,請批轉各地區、各部門執行。

衛生部

一九九三年十月二日

報告格式:(情況報告)

關於××××××的報告

根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下:

××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××,提出以下建議:一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

農牧公司統一用報告格式

報 告

日 期

2009年2 月7 日

編 號

200908(按照發放時間順序統一用阿拉伯數字編號,如2009年第8份報告200908)

附 件

有□頁 無√

受文者

重慶特驅農牧有限公司總經理(宋體小三)

發文者

XXXX公司(宋體小三)

副本分送單位

報告主題

關於XXXX報告(宋體小三)

(正文字型用宋體小四)

可否?請批示!

XXXXX公司

二○○ 年三月十八日

(養殖公司蓋公章,日期套用大寫,齊年蓋月)

公司總經理(授權委託人)簽字:

時間: 年 月 日

農牧公司總經理(審批)意見:

總部對應部長審核(審批)意見:

時間: 年 月 日

總裁(或授權人)審批:

時間: 年 月 日

公文格式 (函、請示、報告、通知、規定的公文格式)之四

《請示》寫作要點

請示是下級機關向上級機關請求指示或批准的呈請性、期復性公文。

一、標題:制發機關名稱+事由+請示。

二、正文:㈠請示的原因:陳述情況,闡述理由,講情必要性和可能性,最後用“為此,請示如下”。㈡請示的事項:寫明請示要求,如請求物資要寫明品名、規格、數量,請求資金要寫明金額。

三、結尾語:多用“上述意見,是否妥當,請指示”。“特此請示,請予批准”,“以上請求,請予審批”,“以上請示,請予批覆”,“以上請示,如無不妥,請批轉各部門執行”等語。

注意事項:一文一事;一個主送機關;逐級請示。

例文(事務性請示)

關於在全國開展基本農田保護工作的請示

國務院:

為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神,鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果,擬在全國推廣這一做法。具體意見如下:

一、明確指導思想,加強組織領導。………………

二、根據不同地區確定保護重點。………………

三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………

以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見,如無不妥,請批轉各地區、各部門

執行。

國家土地管理局

一九九一年一月二日

例文(事務性請示)

關於在全國開展基本農田保護工作的請示

國務院:

為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神,鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果,擬在全國推廣這一做法。具體意見如下:

一、明確指導思想,加強組織領導。………………

二、根據不同地區確定保護重點。………………

三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見,如無不妥,請批轉各地區、各部門執行。

國家土地管理局

一九九一年一月二日

辦公會請示格式:主管領導批示:

關於××××的請示

院領導:

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

此文是否提交院辦公會討論,請指示。

積水潭醫院××處

×年×月×日

例文一 請求批准性請示

關於建立中國工程院有關問題的請示

國務院:

近年來,我國科學家、工程技術專家和有關人士,曾多次提出建立中國工程院問題。

全國政協七屆五次會議和中國科學院第六次學部委員大會期間,不少政協委員、學部委員和工程技術專家,又先後提出提案和建議。黨中央和國務院領導同志十分重視這一建議。曾就建立中國工程院問題,多次作過批示。根據黨中央和國務院領導同志的批示精神,組成了專家研究小組,經過廣泛調查研究,聽取各方面人士和有關產業部門的意見,進行反覆醞釀和討論,形成工程院的初步方案。現就建立中國工程院的有關問題報告如下。

一、關於建立中國工程院的必要性。(略)

二、關於組建中國工程院的一些原則。

(一)關於名稱(略)

(二)關於中國工程院的性質和作用(略)

(三)關於中國工程院成員的稱謂(略)

(四)關於中國工程院與中國科學院(學部)的關係(略)

(五)關於中國工程院院士的標準和條件(略)

(六)關於中國工程院第一批院士的產生及以後的增選制度(略)

(七)關於中國工程院的領導體制及學部設定(略)

三、關於中國工程院的籌建工作及進度安排(略)

以上請示當否,請批示。

附屬檔案:中國工程院籌備領導小組名單。

國家科委(蓋章)

中國科學院(蓋章)

一九九三年十一月十二日

例文二 請示指示性請示

關於《會計人員職權條例》中“總會計師”既是行政職務又是技術職稱的請示

財政部:

國務院1987年國發 [1987] *號通知頒發的《會計人員職權條例》規定,會計人員技術職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種;其中“總會計師”既是行政職務,又作為技術職稱。在執行中,工廠總會計師按《條例》規定,負責全廠的財務會計事宜;可是每個工廠,尤其大工廠,授予總會計師職稱的人有四五人,究竟由哪一位負責全廠的財務會計事宜,執行總會計師的職責與許可權呢?我們認為宜將行政職務與技術職稱分開。總會計師為行政職務,不再作為技術職稱,比照最近國務院頒發的《工程技術幹部技術職稱暫行規定》將《條例》第五章規定的會計人員職稱的“總會計師”改為“高級會計師”。

以上意見是否妥當,請指示。

*省財政廳(蓋章)

一九*年×月×日

例文三 請求批轉性請示

關於中國公民自費出國旅遊管理暫行辦法的請示

國務院:

隨著對外改革開放的不斷擴大,人民生活水平不斷提高,近年來,中國公民自費出國旅遊不斷增加,為適應改革開放形勢,加強中國公民自費出國旅遊的管理,特制定了《中國公民自費出國旅遊管暫行辦法》。

附:中國公民自費出國旅遊管理暫行辦法

以上暫行辦法如無不妥,請批轉發布執行。

國家旅局(蓋章)

公安部(蓋章)

請示類公文寫作規範:

請示由首部、正文和尾部三部分組成,其各部分的格式、內容和寫法要求如下:

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

(1)標題。請示的標題一般有兩種構成形式:一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。如《*縣人民政府關於***的請示》;另一種是由事和文種構成,如《關於開展春節擁軍優屬工作的請示》。

(2)主送機關。請示的主送機關是指負責受理和答覆該檔案的機關。每件請示只能寫一個主送機關,不能多頭請示。

2、正文。其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。

(1)開頭。主要交代請示的緣由。

(2)主體。主要說明請求事項。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚,以便上級機關給予明確批覆。

(3)結語。應另起段,習慣用語一般有“當否,請批示”,“妥否,請批覆”,“以上請示,請予審批”或“以上請示如無不妥,請批轉各地區、各部門研究執行”等。

3、落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。標題寫明發文機關的,這裡可不再署名,但需加蓋單位公章,成文時間**年*月*日。

撰寫請示應注意的問題

請示的寫作首先要和“報告”文種相區別。在這個前提下,一要遵守“一文一事”的原則,主旨鮮明集中。二要做到材料真實,不要為了讓上級領導批准而虛構情況,也不要因為沒能認真調查而片面地擺情況,提問題;三要理由要充分,請示事項要明確、具體;四要語氣要平實,懇切,以期引起上級的重視,既不能出言生硬,也不要低聲下氣,客客套套。

《規定》寫作要點

規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的檔案。

一、標題:地域+內容+檔案種類(規定、管理辦法、細則、規則等)。

二、正文:

(一)正文的內容通過“條”的形式表述,按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。

(二)“條”的內容較多時可分為“款”,“款”的內容較多時可分為“項”。

(三)根據內容的需要,可以在“條”上設“章”。

字號規格

公文標題居中排一行或數行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行,每行28個字。用A4紙列印。結構層次序數,第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時間用漢字,“零”可寫為“○”,右空4個字。印章上不壓正文,下壓日期,“騎年蓋月”。

所謂 騎年就是蓋章的時候,要蓋在年份的上面,章子有1/3是在年份下面,就好像騎上去了一樣,而同時,章子要把月份整個蓋住,這就是蓋月,主要是為了防止篡改公文日期。

農牧公司統一用請示格式

請 示

日 期

2009年2 月7 日

編 號

200908(按照發放時間順序統一用阿拉伯數字編號,如2009年第8份報告200908)

附 件

有□頁 無√

受文者

重慶特驅農牧有限公司總經理(宋體小三)

發文者

XXXX公司(宋體小三)

副本分送單位

報告主題

關於XXXX報告(宋體小三)

(正文字型用宋體小四)

可否?請批示!

XXXXX公司

二○○ 年三月十八日

(養殖公司蓋公章,日期套用大寫,齊年蓋月)

公司總經理(授權委託人)簽字:

時間: 年 月 日

農牧公司總經理(審批)意見:

總部對應部長審核(審批)意見:

時間: 年 月 日

總裁(或授權人)審批:

時間: 年 月 日

農牧公司統一用紅頭檔案格式

重慶特驅農牧有限公司檔案

渝特農牧〔2009〕3號(檔案按照時間順序統一用阿拉伯數字編號)

關於滕金強、蔣洪波同志的任職決定(宋體-18030,小二,加粗)

各家禽養殖公司:

根據工作需要,經公司研究決定:

任命滕金強為南充特驅家禽養殖有限公司生產技術部經理助理;

任命蔣洪波為南充特驅家禽養殖有限公司行銷服務部經理助理。

以上任命決定自發布之日起即開始執行。

特此決定。(仿宋_GB2312,四號字型)

重慶特驅農牧有限公司

二〇〇九年二月七日

主題詞:任職 決定 簽發人:(總經理簽字,蓋公章)

抄報:特驅總部 抄發:各部、各家禽養殖公司

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