9大絕活,讓你完成任務快、狠、準!

2019-02-10 03:10:23

9大絕活,讓你完成任務快、狠、準! 天份、智商、豐富的經驗都不重要 !全球知名生活顧問胡達席納(Yehuda Shinar),收集超過4500份真實案例,發現容易成功的人靠的不是天份,不是智商,也不是豐富的經驗,成功沒有值得驚訝的地方! 你可以主動控制時間,掌握以下 9 項訣竅,讓你完成任務快、狠、準:

◎以 30 分鐘為單位請不要以半天為單位劃分工作時間表,這么做只會讓你很快就開始偷懶、做白日夢。時間單位應被切割得更細,且應定期變換。如果 30 分鐘的時間單位不恰當,你可以改以 1 小時為單位(如工作 55 分鐘,休息 5 分鐘)但這應是最久的時間單位了。研究顯示,平均而言,成年人的專注力能維持 30 至 40 分鐘。分割出時間區塊,不但可避免無聊感,工作也能持續以高效率進行,同時進行多項任務。
◎務實、可量化的目標,你無法在一天內寫完曠世巨著,為大型宴會煮完晚餐,或完成 15 人的績效評核表,你應該將工作切割,以 30 分鐘為單位,訂出方便管理、可量化的目標。事情一旦完成即可打勾,看到很多事項完成,會比只看到一兩項事情完成更能激勵人心、更讓人滿足。列舉的事項也需具體、可量化。例如「處理檔案工作」的描述過於廣泛,無法測量,也無法量化;比較好的寫法是「將一月份的收據登記在電腦空白表單中,送財務部處理。

◎用20%效率爭取80%收穫時間緊迫時,如果耗費 1 小時處理一項細節,就太沒有效率了。經濟學家提出80/20法則的理論,80% 的收穫,來自於 20%的努力。請先完成 80% 的工作,再以 20% 的力氣將工作精練至完美。例如先將報告寫完後,再擔心如何製作精美的圖表;房間一團混亂時,不如先打開窗,整理床鋪,之後再清理牆角的灰塵。

◎預留彈性時間每個計畫都可能出現變化,工作量可能超出預期,老闆可能突然叫你進去開會。為每項計畫預留彈性,才能預防臨時變動。與其讓時間表變成無效的廢紙,不如務實一些,讓時間松一點,這樣做反而能幫你更能按部就班地工作。

◎事前充分準備事前規劃愈充分,就有愈多自主空間。完全掌握工作量,才有時間處理計畫之外的工作或特殊專案,否則一旦臨時有額外工作需求,不是得拒絕,就是要接下工作,但工作卻可能成為日後的麻煩。 ◎起步的行動力一項工作的開頭通常是最困難的一步。請不要將所有時間拿來計畫,卻永遠不開始執行,這是典型的「因循」心態,最常出現在手握螢光筆,計畫要複習功課的學生身上。其實只需拿出一張紙,給自己 5分鐘的時間計畫「待辦事項」,接著就讓計畫開始照進度執行吧!

◎自製好壓力在完成目標的過程中,不要只依賴自我約束力。你可以把正在做的事告訴其他人,讓他們鼓勵你往前邁進,而非鬆懈拖延。不論是開始新事業、開始練習馬拉松、嘗試減肥,或只是要完成該做的工作,他人的詢問像是「事情進行得如何?」與期待,將是一種社會壓力,能激發你繼續前進。

◎給自己獎賞一旦完成列表上的目標,就獎賞自己吧。享受成功的果實很重要,那是你現在活著的目的。獎賞可能很簡單,一段下午茶的悠閒時光,脫離繁忙的文書工作,也可能工作完成後與同事享受一頓大餐。依照完成的工作規模,決定獎賞程度以及放鬆時間長短。只能在工作完成後獲得獎賞,千萬不要說:「先來做個日光浴,半小時後再開始工作吧。」因為獎賞是自己努力掙來的,享用的感覺會更甜美。

◎持續檢討持續檢討的好習慣,是否讓你發現許多時間管理的技巧了呢?乾淨整潔的辦公桌能提高工作效率嗎?暫時關掉電子郵件,會讓你更加專心嗎?親自填寫帳單有助追蹤自己的帳務嗎?一開始適當地自我介紹,能避免一些浪費時間的問題嗎?將所獲得的心得記錄下來,做為下次行動的參考,並列入戰勝時間管理的「基本面」列表中。

◎請你跟我這樣做:寫下明天的計畫請拿出紙筆,寫下明天的計畫。在一天結束前查看評估自己的成效,感受每件事完成後被打勾的滿足感,並確認自己可以獲得適當的獎賞。完成表單上的工作了嗎?工作太不切實際嗎?有任何可供未來參考的心得嗎?將改善之處融合至下一個計畫,日復一日,直到計畫已成為一種習慣為止。

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